Projeto de Pesquisa MHTX

 
CAP. 1
 SUMÁRIO 
ESTRUTURA FACETADA
MAPA CONCEITUAL
 CAP. 3
 

2. ARQUIVOLOGIA: APONTAMENTOS HISTÓRICOS, CONCEITOS E PRINCÍPIOS

O presente capítulo aborda as transformações históricas pelas quais passaram a arquivologia. Discutem-se ainda os seguintes conceitos: o arquivo, o documento e o documento de arquivo. A origem da disciplina, com a instituição do princípio de proveniência, e a abordagem do ciclo vital dos documentos são também relacionados. Numa mesma perspectiva, é analisado o documento arquivístico produzido em meio eletrônico.
 
 
2.1 Apontamentos históricos: a transformação da arquivologia através dos tempos
 
Grande parte das obras destinadas a escrever a história dos arquivos realiza distinções daquilo que representa a história dos arquivos, como objetos de estudo, e da arquivologia, como disciplina (CRUZ MUNDET, 1993; SILVA, 1999; MORENO, 2004). O foco pode estar nos documentos e na instituição arquivística que tiveram suas origens há aproximadamente quatro milênios antes de Cristo (MORENO, 2004, p. 79) ou na arquivologia, que estuda as funções, princípios e técnicas arquivísticas, tendo em vista a produção, preservação e acesso aos documentos arquivísticos. A arquivologia como disciplina remonta ao século XIX, com a instituição do princípio de respeito aos fundos, em 1841 (CRUZ MUNDED, 1993, p.124; SILVA, 1999, p.107).
 
No que se refere propriamente aos arquivos, como conjuntos de documentos e instituições responsáveis pela guarda desses agrupamentos documentais, não é possível precisar a origem do termo. Paes (2005, p. 19) afirma que há dúvidas sobre a etimologia do termo. Segundo a autora, várias pessoas afirmam que o termo surgiu da denominação grega “arché”, que referenciava o palácio dos magistrados, que derivou a palavra “archeion”, que designava o local de guarda dos documentos. Outras pessoas, no entanto, afirmam que o termo tem origem na palavra latina “archivum”, que “significava o local de guarda de documentos e outros títulos”.
 
Diversos autores responsabilizaram-se por contar a história da evolução dos arquivos e da arquivologia. Moreno (2004) apresenta no texto “El tiempo de la archivística: un estudio de sus espacios de racionalidad histórica3”, estas iniciativas. Moreno arrola os autores e o modo como estes conceberam a perspectiva histórica dos arquivos e da arquivologia (QUADRO 1).

QUADRO 1 – Variadas articulações da arquivologia em períodos históricos4

 

AUTORES

APRESENTAÇÃO HISTÓRICA

CASANOVA, E. (1928)

Quatro períodos históricos: 1- Até o século XIII; 2- Os séculos XIII e XIV; 3- Os séculos XVI e XVIII; e o 4- Até o século XX.

BRENNEKE, A. (1953)

Três períodos históricos: 1- Entre os séculos XVI e XVII (caráter técnico e experimental da arquivística); 2- Século XVIII (contexto racional e iluminista, que originou o sistema de classificação arquivística de caráter dedutivo e baseado num corpus teórico); e 3- O século XIX (maior revolução da teoria arquivística, baseada na consolidação dos princípios).

BAUTIER, R. H. (1961)

Os quatro períodos históricos comumente citados: 1- Antiguidade, ou o que denominam os Arquivos do Palácio; Idade Média, ou os Tesouros documentais; Idade Moderna, ou Os Arquivos como arsenal da autoridade; e a Idade Contemporânea, ou os Arquivos como laboratórios da história.

SANDRI, L. (1968) & LODOLINI, E. (1991)

Três grandes períodos: 1- A Antiguidade até o princípio do século XVIII (predomínio do conceito patrimonial e administrativo do arquivo pela importância do valor jurídico dos documentos); 2- O século XVIII e a primeira metade do século XIX (predomínio do valor histórico dos documentos); e 3- Os anos finais do século XIX e boa parte do século XX (o crescimento do volume documental propicia a integração da administração com a história).

CRUZ MUNDET (1993)

Dois períodos: 1- Pré-arquivístico: em que o tratamento dos fundos era caracterizado pela indefinição dos pressupostos e submetido aos princípios de outras disciplinas; e 2- Desenvolvimento arquivístico: em que tanto a teoria quanto o tratamento dos fundos documentais conseguiram autonomia suficientes para poder falar propriamente arquivologia.

MENDO CARMONA (1995)

Quatro períodos: 1- Arquivística empírica; 2- Arquivística como doutrina jurídica; 3- Arquivística como disciplina historiográfica; e 4- Arquivística atual.

TALLAFIGO, R. (1995)

Dois grandes períodos: 1- Antigo Regime; e 2- Novo Regime, que surgiu depois da Revolução Francesa.

SILVA (1999)

Quatro períodos (baseados nos períodos históricos): 1- A prática das civilizações pré-clássicas; 2- A prática grega e romana; 3- A prática medieval e moderna; e 4- A prática contemporânea e a arquivística como disciplina.

FONTE: Adaptado e acrescentado a partir de MORENO (2004, p.79-81)

Moreno (2004) conclui que, a partir das periodizações apresentadas, é possível perceber que o século XIX foi fundamental para a teoria e o estabelecimento dos princípios da disciplina, que o objeto arquivístico está relacionado às concepções empírica, funcional e jurídico- administrativa, dedutiva e historicista e que as mudanças sociais e administrativas interferiram e interferem na evolução dos arquivos.

Sendo assim, o autor realiza a sua periodização, com as características principais de cada período (MORENO, 2004, p. 82-95):

1.A arquivologia como um instrumento indutivo e funcional (período que se estende desde as primeiras formações dos arquivos até a Idade Média): houve ausência de um corpus teórico e os arquivos eram considerados como o local onde se conservavam os documentos. Vincula-se, nesse período a origem dos arquivos à origem da escrita. As características mais marcantes desse período são: a doutrina estava muito próxima do empirismo; a metodologia do costume; os procedimentos das tradições e a finalidade na utilidade organizacional da administração; os documentos eram importantes pelo valor administrativo, não se preocupando com os valores históricos. A instituição arquivística já aparecia com rigorosas regulações jurídicas e com a presença de pessoal especializado. Aos poucos, a instituição passou a ser o local onde se conservavam os documentos, mas com existência própria e independente, com o objetivo de testemunhar jurídica e administrativamente os fatos ocorridos. Nesse período apareceu o conceito de arquivo público, destinado a conferir “fé pública” aos documentos e guarda-los, quando pertenciam ao Estado.

2.A arquivologia como doutrina patrimonial e jurídico-adminitrativa (período que abrange desde a Baixa Idade Média até a segunda metade do século XVIII): os grandes avanços do direito em Roma e a complexidade administrativa e institucional fizeram com que a arquivologia se desenvolvesse, nesse período, como uma doutrina jurídica a serviço da administração e se tornassem complexos os processos de produção e guarda dos documentos. Em virtude da maior organização territorial e estrutural da administração, surgiu uma inicial rede de arquivos. Estes arquivos foram utilizados como instrumentos eficazes para a administração e, para as monarquias absolutas, eram objetos de poder, domínio e controle. Houve um desenvolvimento da literatura arquivística, que compreendia informes e instruções gerais a respeito da prática documental e suas projeções.

3.A arquivologia como disciplina historiográfica e teoria especulativa (período entre a segunda metade do século XVIII até a primeira metade do século XX): o conceito de arquivo ganhou, nesse período, uma nova dimensão. Deixou de definir-se não somente por seu caráter administrativo, mas substancialmente por sua finalidade histórica. A arquivologia passou a aliar-se às disciplinas auxiliares da história, como a diplomática e a paleografia, bem como os profissionais que dirigiam as instituições arquivísticas provinham de uma formação historicista. O princípio de proveniência marcou a formalização da teoria arquivística e o desenvolvimento da disciplina, no século XIX. Grandes desenvolvimentos foram sentidos na descrição, na elaboração de instrumentos de pesquisa, na legislação referente ao uso e à guarda de documentos arquivísticos e na formação profissional. Houve, no entanto, um incipiente avanço dos arquivos administrativos. Os historiadores, que até então, eram responsáveis pelos documentos acumulados, não foram capazes de solucionar a problemática de produção, uso e preservação dos documentos produzidos nas instituições administrativas, cujo acesso e guarda representavam rentabilidade e agilidade nas tomadas de decisões. Surge nos Estados Unidos o conceito de “record management”, ou gestão de documentos.

4.A arquivologia integral na sociedade da informação (período da arquivologia atual): grande parte das administrações modernas do século XX vive um extraordinário aumento das necessidades informativas, que recai sobre a necessidade de um tratamento adequado para os documentos gerados. Há, sem dúvida, uma ampliação do campo de atuação da arquivologia. Passa-se a pensar o documento arquivístico como um documento global, que tem suas origens nas atividades, com seus valores legais e probatórios, e “finaliza” abarcando os valores históricos, com sua conservação definitiva. O foco passa a ser, portanto, o ciclo de vida dos documentos. Os arquivos são pensados como sistemas de informação e a arquivologia passa a se preocupar com o ensino de uma disciplina especializada, que está voltada para as características do sistema de informação na administração e os subsistemas que o compõem, com o objetivo de estudar os processos de geração, tratamento, acesso e difusão da informação objetiva na prática administrativa. Há, notadamente, a inserção dos arquivos nas tomadas de decisão e, muitas vezes, na execução das mesmas. A gestão da informação administrativa fez com que muitos instrumentos surgissem ou se aprimorassem para que a arquivologia encontrasse os procedimentos práticos e o equilíbrio com a teoria: os planos de classificação, as tabelas de temporalidade, os inventários e os instrumentos de pesquisa e descrição. Um dos atributos dos últimos tempos é que as tecnologias da informação estão influenciando nos sistemas de gestão de arquivos em todos os âmbitos. Se a tecnologia é responsável por diversas transformações sociais, também o é no contexto intelectual, profissional e funcional. Frente ao documento tradicional, surge o documento eletrônico, que promete ser manipulável, rapidamente transformável e localizável, instantaneamente transportável e copiado infinitamente. Por outro lado, torna-se importante uma reavaliação dos princípios, métodos e técnicas até então utilizados para lidar com esse novo fenômeno. A insegurança com relação à durabilidade, à obsolescência tecnológica, à legalidade e à organicidade, é um dos vários problemas trazidos pelos imperativos tecnológicos. O princípio de proveniência, até então entendido como basilar para a disciplina, volta a ser discutido no contexto das tecnologias da informação, bem como os processos de avaliação e seleção de documentos, que passam a ceder lugar para um novo paradigma que considere a intervenção desde o momento da produção dos documentos eletrônicos. Os metadados, assim como os sistemas eletrônicos de gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos, surgem como padrões e instrumentos eficientes para a gestão desses documentos, facilitando a identificação, localização, acesso, manipulação, uso e preservação.

Moreno (2004) finaliza a sua periodização considerando que a evolução da arquivologia transcorre: de uma disciplina basicamente empírica e prática para uma teoria que tem delimitada a sua problemática; de limitada ação a uma ampliação do campo de atuação; e de função coercitiva ao atendimento de uma necessidade informativa.

Percorrer a linha histórica da arquivologia faz com que se tenha em mente que, embora o foco seja o documento eletrônico e o sistema eletrônico de gerenciamento desse documento, há que se consider os conceitos e princípios que se desenvolveram e foram objetos de estudo ao longo dos séculos.

O empreendimento de eleger marcos, a partir dos quais fosse possível descrever os processos da arquivologia, realizado por Moreno (2004), certamente não representa um consenso para todos os autores da área. Exemplo disto é a questão da gestão documental, que para Schellemberg (1956) teria sido formulada no contexto da Segunda Guerra Mundial. O princípio de proveniência - outro exemplo - nascido no período da Revolução Francesa, fez com que o Estado se responsabilizasse pelos documentos arquivísticos que produzia, mas os problemas de produção e acumulação de documentos permanecem inalterados.

2.2 Conceitos: o arquivo, o documento e o documento de arquivo

Pessoas e organizações produzem, acumulam e utilizam documentos em suas atividades administrativas e de relações umas com as outras. Segundo McKemmish (1993, p. 3), os documentos são informações produzidas em atividades sociais e organizacionais. Ela afirma que eles provêem:

•Evidências sobre as atividades e inter-relações;

•Informações sobre pessoas, associações, organizações, eventos e lugares.

Dois grandes autores são freqüentemente citados para a definição dos termos “arquivo” e “documento de arquivo”: o norte-americano Theodore R. Schellenberg e o britânico Sir Hilary Jenkinson.

Schellenberg, em 1956, conceituou “arquivo” (archives)5 como um conjunto de documentos...

... de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia permanente (2002, p. 41).

Para o mesmo autor, “documentos” (records) são:

Todos os livros, papéis, mapas, fotografias ou outras espécies documentárias, independentemente de sua apresentação física ou características, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pública ou privada no exercício de seus encargos legais ou em função das suas atividades e preservados ou depositados para preservação por aquela entidade ou por seus legítimos sucessores como prova de suas funções, sua política, decisões, métodos, operações ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos (SCHELLENBERG, 2002, p. 40- 41)

Jenkinson, já em 1937, compreendia o termo “arquivo” (archives) a partir do documento que a instituição abrange:

A document which was drawn up or used in the curse of an administrative or executive transaction (whether public or private) of which itself formed a part; and subsequently preserved in their own custody for their own information by the person or persons responsible for that transaction and their legitimate successors6 (1965, p. 11)

Para o autor, o documento (document) a que ele se refere acima, é:

(...) all manuscript in whatever materials made, all script produced by writing machines, and all script mechanically reproduced by means of type, type-blocks and engraved plates or blocks: adding to these all other material evidences, whether or no they include alphabetical or numerical signs, which form part of or are annexed to, or may be reasonably assumed to have formed part of or been annexed to, specific documents thus defined (JENKINSON, 1965, p. 6)7.

As duas definições do termo “arquivo”, que no primeiro momento podem parecer próximas para um olhar leigo, representam colocações que partem de entendimentos situados em zonas opostas.

Enquanto Jenkinson prevê que, independente de sua fase no ciclo vital de documentos, o documento, oriundo das atividades administrativas ou executivas, é sempre um documento de arquivo, Schellenberg só considera arquivístico aquele documento que, mesmo originado em funções administrativas, tenha sido “considerado” de valor, ou seja, tenha passado pelo crivo de um arquivista ou profissional competente para a sua avaliação e seleção para utilização como fonte de pesquisa e referência.

Jenkinson enfatizou a evidência, a natureza transacional dos arquivos e a relação que se estabelece entre o documento e a realização de um negócio. Conseqüentemente, percebe-se em sua definição, a importância de preservar a integridade e a autenticidade dos documentos, os conceitos que ganharam relevância, sobretudo com o aparecimento dos documentos eletrônicos (McKEMMISH,1993).

O Arquivo Nacional brasileiro, através de um documento eletrônico exposto em 2005 para consulta pública através de seu site, intitulado “Subsídios para um dicionário brasileiro de terminologia arquivística”, define arquivo em quatro acepções:

1. Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independente da natureza dos suportes. 2. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos. 3. Instalações onde funcionam arquivos (2). 4. Móvel destinado à guarda de documentos (ARQUIVO NACIONAL, 2005).

As duas primeiras acepções interessam particularmente a esse estudo. A primeira está em consonância com aquilo que Jenkinson e Schellenberg concordam: os documentos que compreendem arquivos estão diretamente ligados às atividades realizadas por pessoas ou organizações, independente de seus suportes documentais, o que recairá sobre o conceito de documentos de arquivos. A segunda acepção, no entanto, é mais próxima à idéia de arquivos de Schellenberg, que privilegia o arquivo permanente.

A professora Duranti (1994) define os materiais arquivísticos ou os documentos como aqueles...

... gerados ou recebidos no curso das atividades pessoais ou institucionais, como seus instrumentos e subprodutos, os registros documentais são as provas primordiais para as suposições ou conclusões relativas a essas atividades e às situações que elas contribuíram para criar, eliminar, manter ou modificar. A partir destas provas, as intenções, ações, transações e fatos podem ser comparados, analisados e avaliados, e seu sentido histórico pode ser estabelecido (p. 2).

A definição da autora está muito relacionada à definição de Jenkinson, pois a característica de evidência, ou seja, de prova, é destacada. Os documentos estão intimamente ligados às atividades que os resultaram e, por isso, eles são responsáveis por “capturar os fatos, suas causas e conseqüências, e de preservar e estender no tempo a memória e a evidência desses fatos” (DURANTI, 1994, p. 2). Vê-se que a autora não descarta o valor histórico, intrínseco ao documento arquivístico, mas o coloca como uma conseqüência ou como uma característica acidental. Da mesma forma, Duranti enfatiza que os documentos não são criados como prova, mas carregam, pela própria existência em si, essa característica de evidência. Para serem aceitos como prova os documentos, segundo a autora, precisam manter sua autenticidade e fidedignidade.

O cenário ganha nuances de complexidade com o surgimento dos documentos produzidos em meio eletrônico. As concepções de “arquivo” e “documento” acima propostas, adequaram-se bem a uma cultura que aceita o papel como suporte primordial e capaz de, com auxílios de outros instrumentos legais, conferir autenticidade e fidedignidade aos documentos. E quando o suporte muda? E quando, além de mudar, ele pode ficar obsoleto com o passar dos anos?

Santos (2005), em livro intitulado “Gestão de documentos eletrônicos”, apresenta, através de um levantamento na literatura, conceitos de documentos eletrônicos. Vale para este estudo refazer seu caminho na literatura e destacar:

1.“Arquivo em meio eletrônico” (ARQUIVO NACIONAL, 2005);

2.“A unidade de registro de informações, acessível por meio de equipamento eletrônico” (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, 2004);

3.“Any information that is recorded in a form that only a computer can process and that satisfies the definition of a record” (NATIONAL ARCHIVES AND RECORDS ADMINISTRATION - NARA, 2005)8.

O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), através de seu “Glossário de documentos digitais”, desenvolvido pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, define documento arquivístico digital como um “documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional”. Os exemplos de documentos arquivísticos digitais citados nesse documento são: “textos, imagens fixas, imagens em movimento, gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas web, bases de dados, dentre outras possibilidades de um vasto repertório de diversidade crescente” (CONARQ, 2004).

Dessas definições é possível depreender que o suporte é eletrônico; a informação, ou seja, o conteúdo do documento, somente é acessível através do auxílio de um computador, por isso pode-se entendê-la também como uma informação que só existe no meio eletrônico e, mesmo assim, deve ainda conter as características dos documentos arquivísticos tradicionais. Sendo assim, independente de ser um documento eletrônico, para ser um documento arquivístico, o mesmo precisa respeitar os princípios e as características dos documentos arquivísticos ditos convencionais. Dollar (1994, p.20) afirma que a “preservação de documentos eletrônicos exige que se mude a ênfase da preservação dos registros ou dos meios de armazenagem física para o acesso à informação eletronicamente apreendida, armazenada e recuperada”.

A idéia de ciclo vital de documentos apresentada por Jenkinson passa a estar em voga a partir do momento em que o documento eletrônico, quando concebido dentro de uma atividade ou função administrativa de uma instituição, já deve ser encarado e avaliado como um documento arquivístico. Dollar (1994, p.15) corrobora a idéia de Jenkinson (1965), sugerindo que “as limitações inerentes dos documentos legíveis por máquina (necessidades documentais e exigências de equipamento) levaram os arquivistas a advogar a avaliação desses documentos tão logo fossem criados”. A avaliação, segundo o autor, passou a ser direcionada, muitas vezes, para o próprio sistema, para que seja assegurada a “manutenção adequada dos registros e de toda a documentação relevante”. A necessidade de intervenção de profissionais da informação no ambiente eletrônico de produção de documentos arquivísticos é essencial, pois a passividade no recolhimento pode não caracterizar a preservação total, e mesmo preservando o registro, pode tornar-se tecnologicamente irrecuperável (TSCHAN, 2002).

O surgimento dos documentos produzidos em meio eletrônico fez revitalizar os princípios de Jenkinson. A natureza fluida dos documentos eletrônicos, a dificuldade de preservação são comparadas com as do documento impresso. A dependência tecnológica e a rápida obsolescência, fez com que alguns autores acreditassem que está se voltando ao estágio “pré- Gutenberg”, em que o desconhecimento e a não adaptação fazem com que haja temor e, muitas vezes, rejeição pela tecnologia (TSCHAN, 2002).

Segundo Tschan (2002) um resultado é o fim da divisão proposta por Schellenberg entre “records” e “archives”. Esta questão já havia sido colocada, mas ganha intensidade quando se percebe que os documentos eletrônicos carecem de intervenções de arquivistas ou de profissionais da informação especializados desde o momento em que são produzidos. Eles intensificam a idéia de que documentos existem ao longo de um ciclo de criação, uso e preservação, independente do suporte em que estão registrados. As recomendações da maioria dos autores é que a preservação correta dos documentos importantes para os arquivos das entidades produtoras garantiria a preservação dos documentos destinados a propósitos secundários ou históricos.

Ênfase deve ser dada à declaração de Rondinelli (2005) que acredita que tanto os documentos convencionais quanto os documentos eletrônicos possuem os mesmos elementos constitutivos, a saber:

1.Suporte: Suporte é o material no qual estão registradas as informações do documento (ARQUIVO NACIONAL, 2005). Com relação aos documentos convencionais, “o suporte papel e o conteúdo que carrega são inseparáveis. Já em relação ao documento eletrônico, o suporte (magnético ou óptico) é uma parte física separada do conteúdo” (RONDINELLI, 2005, p. 56). Isso implica que, quando copiado, o que muda é o suporte, não o documento eletrônico e, no momento de guarda, é preciso preservar além do suporte eletrônico, os dados que se encontram em formato binário e que são dependentes do hardware e do software.

2.Conteúdo: Segundo Rondinelli (2005) conteúdo é a “mensagem transmitida pelo documento”. Esse conteúdo precisa estar afixado num suporte. Sendo assim, como lembra a autora, bases de dados dinâmicas não podem ser consideradas documentos arquivísticos, pela efemeridade de seus conteúdos e pela não articulação com um suporte fixo.

3.Forma (ou estrutura): “Trata-se de regras de representação do conteúdo do documento arquivístico, as quais se manifestam na sua forma física e intelectual” (RONDINELLI, 2005, p. 57). A forma física compreende atributos presentes nos documentos arquivísticos que caracterizam sua forma externa (o texto, a fonte, cores, idioma etc.). Qualquer que seja a alteração num desses atributos, torna o documento eletrônico diferente do anterior, ou original. A forma intelectual abrange os atributos de ação e de contexto administrativo e documental (configuração da informação – textual, gráfica, imagética, sonora etc. –, articulação do conteúdo – data, assunto etc. –, anotações etc.).

4.Ação: As ações são os atos que originam os documentos. Segundo Rondinelli (2005, p. 58), a diplomática estabelece categorias de documentos de acordo com as ações que os geram:

  • Documento dispositivo: é aquele que existe, juridicamente, para configurar a existência de um ato;
  • Documento probativo: é aquele que configura prova de um ato ou um fato;
  • Documento de apoio: é aquele produzido como apoio ao curso de uma atividade;
  • Documento narrativo: é aquele que serve de memória de uma ação, mas não está intimamente ligada ao desenvolvimento dessa ação.

5.Pessoas: São entidades físicas ou jurídicas envolvidas nas ações, que atuam através da utilização dos documentos e que são os agentes produtores desses documentos.

6.Relação orgânica: Na relação orgânica um documento está sempre relacionado a outros documentos resultantes de uma mesma atividade ou função. Tal relação se manifesta através do plano de classificação e no arranjo físico, que retratam a organicidade da organização que gerou os documentos.

7.Contexto: É o elemento que representa o ambiente de criação do documento arquivístico. Pode se subdividir (RONDINELLI, 2005, p. 59):

  • Contexto jurídico-administrativo: o sistema legal e organizacional;
  • Contexto de proveniência: a instituição em si e sua estrutura organizacional;
  • Contexto de procedimentos: as ações que originaram os documentos; e
  • Contexto documentário: “que se refere ao documento com todos os seus elementos constitutivos”.

Em relação a esses dois últimos elementos constitutivos (a relação orgânica e o contexto) a autora observa que, com os documentos eletrônicos, os componentes se encontram separados, uma vez que podem estar armazenados em mídias diferentes e de modo aleatório. O acesso, o armazenamento e a recuperação das relações orgânicas e do contexto de produção serão possíveis através da descrição e da utilização de metadados. Isso não significa afirmar que documentos eletrônicos têm sua organicidade prejudicada, mas há maior necessidade de sistematização, sendo necessário utilizar padrões de descrição mais apurados para que seu contexto de produção e sua relação com os demais documentos de uma mesma função ou atividade sejam mantidos.

Mesmo que os elementos constitutivos não mudem, vale afirmar que nem todo documento produzido em meio eletrônico é um documento arquivístico, assim como nem todo documento é um documento arquivístico. Como já apresentado em citações (JENKINSON, 1965; DURANTI, 1994; SCHELLENBERG, 2002; ARQUIVO NACIONAL, 2005), o documento arquivístico é aquele gerado, utilizado, acessado e armazenado no decorrer das atividades de qualquer organização pública ou privada no curso da realização de suas atividades ou funções. Portanto, cabe ao documento arquivístico eletrônico cumprir essa prerrogativa. A teoria arquivística apresenta características dos documentos arquivísticos que abrangem tanto os documentos ditos convencionais quanto os eletrônicos.

Rondinelli (2005, p. 47) utiliza a interpretação de Fonseca9 para apresentar as características principais dos documentos arquivísticos:

•Autenticidade: a autenticidade está ligada ao processo de criação, manutenção e custódia; os documentos são produto de rotinas processuais que visam ao cumprimento de determinada função, ou consecução de alguma atividade, e são autênticos quando criados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados, a partir de rotinas estabelecidas.

•Naturalidade: os registros arquivísticos não são coletados artificialmente, mas acumulados de modo natural nas administrações, em função dos seus objetivos práticos; os registros arquivísticos se acumulam de maneira contínua e progressiva, como sedimentos de estratificações geológicas, e isto os dota de um elemento de coesão espontânea, embora estruturada (organicidade).

•Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relações no decorrer do andamento das transações para as quais foram criados; eles estão ligados por um elo que é criado no momento em que são produzidos ou recebidos, que é determinado pela razão de sua criação e que é necessário à sua própria existência, à sua capacidade de cumprir seu objetivo, ao seu significado e à sua autenticidade; registros são um conjunto indivisível de relações.

•Unicidade: cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence; cópias de um registro podem existir em um ou mais grupos de documentos, mas cada cópia é única em seu lugar, porque o complexo de suas relações com os demais registros do grupo é sempre único.

Verifica-se, assim, que a arquivologia, focada nos documentos, na reunião dos mesmos e nas relações orgânicas que juntos estabelecem preocupa-se em manter uma discussão a respeito de seus conceitos de forma que eles estejam em consonância com as demandas do meio social.

2.3 Princípios: a origem da disciplina e a abordagem do ciclo vital dos documentos

2.3.1 O princípio de proveniência

Considerado como o princípio basilar e de suma importância para a arquivologia, o princípio de proveniência foi concebido em um contexto que a literatura arquivística denomina de “anarquia” (SILVA, 1999), em que, não preocupados com a organicidade dos documentos, os responsáveis pelos arquivos (sejam os denominados arquivistas ou até mesmo o governo a eles superior) guardavam em um mesmo depósito documentos oriundos de organizações distintas (que acabavam se misturando) e ordenavam os documentos por assunto ou outra maneira que desconsiderasse o contexto de produção dos documentos.

Segundo Jardim & Fonseca (1992), tais atividades eram justificadas pela visão historiográfica do contexto de uso de documentos aliado aos ideais iluministas. Em 1841, no entanto, o arquivista francês Natalis de Wailly, então chefe da divisão administrativa dos arquivos departamentais do Ministério do Interior francês, propõe, através de uma circular:

[...] reunir os documentos por fundos, isto é, reunir todos os títulos provindos de uma corporação, instituição, família ou indivíduo, e dispor em determinada ordem os diferentes fundos [...] Documentos que apenas se refiram a uma instituição, corporação ou família não devem ser confundidos com o fundo dessa instituição, corporação ou família [...] (JARDIM & FONSECA, 1992, p. 35).

Duchein (1977)10, citado por Couture & Rousseau, (1998, p. 80) complementa o conceito do princípio de proveniência:

Agregar os documentos por fundos, isto é, reunir todos os títulos [documentos] provenientes de um corpo, de um estabelecimento, de uma família ou de um indivíduo, e dispor segundo uma determinada ordem os diferentes fundos (...) os documentos que apenas têm relação com o estabelecimento, um corpo ou uma família não devem ser confundidos com o fundo desse estabelecimento, desse corpo ou dessa família

Assim, estava proclamado o princípio da proveniência, ou seja, “o princípio teórico que se constitui, até hoje, no paradigma da disciplina arquivística” (JARDIM & FONSECA, 1992, p. 35). A proposta não só se tornou uma solução local para os problemas de perda de documentos e para a não separação ou uma separação arbitrária de documentos de organizações distintas, como se tornou o princípio fundamental da arquivologia, que comporta duas vertentes. A primeira, também chamada de “proveniência de primeiro grau” (COUTURE & ROUSSEAU, 1998), implica não misturar documentos de proveniências diferentes, ou seja, de origens distintas e de resguardar para que os documentos sejam conservados segundo a sua ordem original. E a segunda vertente, conhecida como “proveniência de segundo grau” (COUTURE & ROUSSEAU, 1998), promulga que um documento deve ser disposto de acordo com o fundo do qual provém e, nesse fundo, no seu lugar de origem. Seguir esses enunciados significa manter a ordem administrativa original dos documentos e o valor de testemunho, ou seja, de evidência dos mesmos.

Inúmeras vantagens podem ser depreendidas da aplicação do princípio da proveniência. Couture & Rousseau (1998, p. 84) apresentam as seguintes:

1.Garantir a integridade administrativa dos arquivos;

2.Garantir pleno valor de testemunho dos documentos;

3.Entender a natureza dos documentos e tratá-los de acordo;

4.Garantir as particularidades de funcionamento do organismo a que eles dizem respeito;

5.Garantir ao arquivista considerar grandes conjuntos de documentos em vez de documentos isolados, criando conjuntos mais fáceis de gerir;

6.Favorecer a recuperação da informação;

7.Maximizar o processo de gestão de arquivos;

8.Eliminar qualquer possibilidade de dispersão dos documentos correntes, intermediários ou de arquivos permanentes.

Os autores sugerem que “todas as intervenções do arquivista devem ocorrer sob o signo do princípio de proveniência e, à partida, do reconhecimento do fundo de arquivo como unidade central das operações arquivísticas” (COUTURE & ROUSSEAU, 1998, p. 79).

Por fundo pode-se entender um conjunto de documentos de uma mesma proveniência e, segundo o ARQUIVO NACIONAL (2005) é um “termo que equivale a arquivo”. Mais do que uma unidade material ou física, um fundo representa uma unidade intelectual. Os fundos abertos são aqueles arquivos cujas atividades que dão origem a seus documentos ainda são realizadas, enquanto que a um fundo fechado não serão mais incorporados documentos, tendo em vista que as atividades ou funções responsáveis por suas produções cessaram. Note-se que os termos “fechado” e “aberto” referem-se às atividades ou funções que dão origem aos documentos. Documentos extraviados podem ter seus lugares reconstituídos, independente de o arquivo já ser considerado um fundo fechado.

A figura abaixo ilustra as relações entre os conceitos: princípio de proveniência, fundo e ordem interna.

FIGURA 1 – Relação de conceitos da arquivologia (princípio de proveniência, fundo e ordem interna)

Resumidamente, pode-se interpretar a figura anterior da seguinte maneira: o princípio de proveniência subdivide-se, teoricamente, em duas vertentes. A primeira, que está relacionada aos diferentes fundos e defende que não sejam descaracterizadas suas origens e que sejam respeitadas as estruturas e funções que os originaram. A segunda, que prega o respeito à ordem interna de um fundo, ou seja, que cada documento seja mantido de acordo com sua produção ou recebimento.

Dollar (1994, p.10), em seu relato sobre “O impacto das tecnologias de informação sobre princípios e práticas de arquivos”, arrisca supor que:

É virtualmente impossível afirmar a proveniência de registros eletrônicos usando-se abordagens tradicionais (...) a proveniência é virtualmente não- existente para as redes de informação interorganizacionais muito amplas e complexas, e ligadas através de telecomunicações.

Apesar de Charles Dollar ter sido um grande visionário, discorrendo sobre os impactos das tecnologias das informações no princípio da década de 90, em que o computador, tal qual o conhecemos e utilizamos hoje, não era ainda difundido, vale discordar e afirmar que a proveniência está relacionada mais com o conteúdo e sua ligação com a função e a atividade que gerou o documento e a organicidade que representa o conjunto documental, do que com o suporte em que este documento arquivístico foi registrado. O funcionamento em rede de uma instituição, o que refletirá em sua estrutura documental e informacional, tornará complexo a atividade de guardar a proveniência dos documentos por ela produzidos, sejam eles eletrônicos ou não, mas de longe será um empecilho para a correta constituição de seu fundo. As questões importantes, para que a proveniência seja aplicada, são reconhecer a importância das características de um documento arquivístico; transpô-las para a realidade dos documentos arquivísticos eletrônicos; e, só assim, reconstituir o fundo arquivístico.

2.3.2 O ciclo vital dos documentos

A teoria do ciclo vital dos documentos nasce num contexto histórico que se aproxima da Segunda Guerra Mundial. O grande crescimento da população, o desenvolvimento tecnológico, a rápida produção de documentos, a complexidade da estrutura governamental e a relação estabelecida entre os documentos, o Estado e os cidadãos fazem com que a arquivologia passe a se preocupar com a “história de vida” da grande massa documental que se acumulara. Na busca da solução dos problemas de “explosão documental”, os arquivistas, baseados nos valores administrativos e de testemunho dos documentos, desenvolvem esta abordagem.

Os valores em que se basearam geravam duas “idades” de documentos. De um lado estariam aqueles documentos que serviriam à administração, de outro, os que testemunhariam e forneceriam indícios para investigar o passado. Os grandes avanços da documentação (a complexidade das atividades, a geração de grande massa documental e informacional, a democratização dos meios de reprodução, etc.) fizeram sentir a necessidade de uma “idade” que intercalasse as duas citadas, para que se evitasse a guarda de “documentos durante demasiado tempo nos locais da administração de origem” e que se “transferissem prematuramente demasiados documentos que deviam ser conservados de modo permanente”. (COUTURE & ROUSSEAU, 1998, p. 112). Fica claro, assim, que os períodos por que passam os documentos arquivísticos são caracterizados pela freqüência de uso e pelos tipos de utilidade a que servem.

Muito embora alguns países não considerem somente três períodos11, os países norte- americanos e todos aqueles que utilizam a literatura desenvolvida nesses lugares costumam considerar três idades de arquivos, a saber (ARQUIVO NACIONAL, 2005):

•Arquivo corrente: conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas freqüentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração. Unidade administrativa ou serviço responsável pelo arquivo corrente.

•Arquivo intermediário: conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguarda destinação. Unidade administrativa ou serviço responsável pelo arquivo intermediário. Depósito de arquivos intermediários.

•Arquivo permanente: conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. Arquivo responsável pelo arquivo permanente. Também chamado de arquivo histórico.

Os quadros abaixo sintetizam cada uma das fases descritas:

QUADRO 2 – Três idades de arquivos I

1ª Idade: ARQUIVO CORRENTE

  • Documentos vigentes;
  • Freqüentemente consultados.

2ª Idade: ARQUIVO INTERMEDIÁRIO e/ou CENTRAL

  • Final de vigência; documentos que aguardam prazos longos de prescrição ou precaução;
  • Raramente consultados;
  • Aguardam a destinação final;
  • Eliminação ou guarda permanente.

3ª Idade: ARQUIVO PERMANENTE

  • Documentos que perderam a vigência administrativa, porém são providos de valor secundário ou histórico-cultural.

 Fonte: BERNARDES (1998)

QUADRO 3 – Três idades de arquivos II

 

Idade do Documento

Valor

Duração
Média

Freqüência de Uso / Acesso

Local de Arquivamento

ADMINISTRATIVA

Imediato ou Primário

cerca de 5 anos

- documentos vigentes
- muito consultados
- acesso restrito ao organismo produtor

Arquivo Corrente (próximo ao produtor)

INTERMEDIÁRIA

I - Primário

reduzido 5 + 5
= 10 anos

- documentos vigentes
- regularmente consultados
- acesso restrito ao organismo produtor

Arquivo Central
(próximo à administração)

II - Primário

mínimo 10 +
20 = 30 anos

- documentos vigentes
- prazo precaucional longo
- referência ocasional
- pouca freqüência de uso
- acesso público mediante autorização

Arquivo Central
(próximo à administração)

III -Secundário

Potencial 30 +
20 = 50 anos

Arquivo Intermediário
(exterior à Instituição ou anexo ao Arquivo
Permanente)

HISTÓRICA

Secundário Máximo

Definitiva

- documentos que perderam a vigência
- valor permanente
- acesso público pleno
Arquivo Permanente ou Histórico

Arquivo Permanente
ou Histórico

Os critérios de avaliação dos documentos de arquivo, que identificarão se eles pertencem a um arquivo corrente, intermediário ou permanente, além da freqüência de utilização dos mesmos, são identificados a partir de seus valores primário e secundário. Valor primário é aquele referente ao valor que “o documento apresenta para consecução dos fins explícitos a que se propõe, tendo em vista seu uso para fins administrativos, legais e fiscais” (LINDOLFO et al., 1995, p. 20). De acordo com o Arquivo Nacional brasileiro (2005) esse é um “valor atribuído ao documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora”. Já o valor secundário “refere-se à possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente criados. O documento passa a ser considerado fonte de pesquisa e informação” (LINDOLFO et al., 1995, p. 20).

2.3.3 A gestão de documentos arquivísticos

Foi nos Estados Unidos, sob a denominação de “records management”, que se originou a preocupação e a sistematização da gestão dos documentos tão logo eles fossem criados. Segundo Wallace, Lee & Schubert (1992), os governantes norte-americanos preocuparam-se em organizar toda a documentação produzida e recebida durante a II Guerra Mundial, exigindo que todas as agências do governo federal dos Estados Unidos executassem um programa que forneceria não somente a gerência dos documentos originados durante a guerra, mas também o destino apropriado de cada um desses documentos (guarda definitiva ou eliminação). A partir daí, entre os anos de 1948 e 1990, diversos atos foram promulgados, comissões e departamentos foram criados e uma legislação nacional foi consolidada, afetando sobremaneira a gestão de documentos nos EUA. O ideal norte-americano era distribuir responsabilidades oficiais para o controle dos documentos arquivísticos produzidos no país. Para implementar estas metas o General Services Administration (GSA) ficou oficialmente responsável por coordenar a produção de documentos arquivísticos e racionalizar, através de atos públicos, a produção e o acesso a esses documentos arquivísticos.

A gestão de documentos é considerada, por alguns autores, uma operação arquivística, ou seja, esforços empenhados em selecionar e preservar somente os documentos de valor permanente a partir do momento em que são criados. Outros, no entanto, acreditam que a gestão de documentos é uma extensão da administração, visando à economia (de espaços, de dinheiro etc.) e à eficiência nos negócios, sendo conseqüência a preservação dos documentos (JARDIM, 1987, p. 35). O Brasil coloca-se entre esses dois extremos.

O órgão vinculado ao Arquivo Nacional, cujos objetivos são definir a política nacional de arquivos e orientar a gestão documental e a proteção especial dos documentos arquivísticos, é o Conselho Nacional de Arquivos, criado pela Lei 8.159 de janeiro de 1991, mais especificamente pelo artigo 26 dessa legislação. A este órgão cabe, entre outras competências, “estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos” e “estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrência das funções executiva, legislativa e judiciária” (CONARQ, 2007). Fica a cargo da atividade de seus membros a produção de guias, manuais e estabelecer políticas para controlar a atividade de gestão e preservação de arquivos no país.

Para seu melhor funcionamento, foram criadas câmaras técnicas que têm o objetivo de “elaborar estudos e normas necessárias à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados e ao funcionamento do SINAR12” (CONARQ, 2007). São ao todo 06 (seis) Câmaras Técnicas, a saber: a de Classificação de Documentos; a de Avaliação de Documentos; a de Conservação de Documentos; a de Documentos Eletrônicos; de Capacitação de Recursos Humanos; a de Normalização da Descrição Arquivística. Para esse estudo, é válido destacar o trabalho da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE), criada pelo CONARQ - em 1995 e reestruturada em 2002, que...

...é um grupo de trabalho que tem por objetivo definir e apresentar ao Conselho Nacional de Arquivos normas, diretrizes, procedimentos técnicos e instrumentos legais sobre gestão arquivística e preservação dos documentos digitais, em conformidade com os padrões nacionais e internacionais (CONARQ, 2007).

A existência de câmaras técnicas mostra a preocupação do Arquivo Nacional brasileiro com os documentos “ainda indefinidos quanto ao seu valor histórico” (JARDIM, 1988, p. 33). Os empreendimentos desses grupos aproximam o Arquivo Nacional dos demais órgãos federais e de outras instituições arquivísticas do país.

Em 1974, “o Conselho Internacional de Arquivos passou a considerar os arquivos como um serviço de apoio à administração e uma fonte essencial à pesquisa e ao desenvolvimento cultural” (LINDOLFO et. al., 1995, p. 11). Foi a partir dos anos 60 que o Arquivo Nacional brasileiro atentou-se para os arquivos correntes e intermediários e modernizou-se, culminando na aprovação de “dispositivo constitucional como o artigo 216 da constituição e a lei nº 8.159” (LINDOLFO et al., 1995, p. 11). O artigo 5º da Constituição da República Federativa de 1988 afirma que “é assegurado a todos o acesso à informação e resguardado o sigilo da fonte, quando necessário ao exercício profissional” (BRASIL, 1988, XIV).

O artigo 3º da Lei 8.159 de janeiro de 1991 define a gestão de documentos como “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” (BRASIL, 1991). Esta lei é muito importante para as atividades arquivísticas desenvolvidas no país, pois, além de definir o que o país entende por gestão de documentos, regula aos cidadãos o direito de acessar documentos cujas informações têm interesse particular, coletivo ou geral, resguardando aquelas “cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas” (BRASIL, 1991, art. 4º); delineia as competências e especificidades dos arquivos públicos e privados, além de especificar o acesso aos documentos públicos sigilosos.

Lindolfo et. al. (1995) afirmam que os objetivos principais da gestão de documentos são: tornar eficiente a produção, administração, manutenção e destinação dos documentos arquivísticos; garantir que documentos estejam disponíveis para quando se fizerem necessários; cuidar para que documentos sem valores primários e secundários sejam eliminados; racionalizar a utilização e produção de cópias de documentos e preservar e tornar disponíveis aqueles documentos de valor permanente. Para os autores a gestão de documentos constitui-se em três fases que abrangem a produção, utilização e a destinação de documentos.

Cada uma dessas três fases abrange atividades e procedimentos específicos. Assim sendo, na fase de produção de documentos, cuidar-se-á para que sejam padronizados modelos de documentos e o uso correto de reprodução dos mesmos, para que não sejam produzidos de forma negligente documentos sem utilidade e nem que sejam eliminados documentos arquivísticos importantes. Na fase de utilização o foco será o trâmite da documentação. Atividades de protocolo13 são muito importantes nesse processo para garantir não só as responsabilidades de guarda de documentos, mas o trâmite dos mesmos na organização. A fase de destinação envolve as atividades de padronização dos prazos de guarda de documentos, bem como a definição daqueles que serão eliminados.

2.4 O documento eletrônico

De acordo com o International Council on Archives - ICA14 (1997) a evolução das tecnologias da informação pode ser transcrita em três grandes fases: 1- a era do mainframe (“the mainframe era”); 2- a era do computador pessoal (“the personal computer era”); e 3- a era do trabalho em rede (“the networking era”).

A primeira fase compreendeu o período dos anos de 1940 e 1950, quando os computadores apareceram em grandes empresas particulares e em grandes instituições públicas. Esses computadores eram usados para fins estatísticos e para facilitar grandes cálculos. Os dados eram introduzidos nos sistemas automatizados, processados em conjuntos e utilizados na produção de sumários, realização de cálculos, cadastro de clientes, controle de documentos originais de negócios, produção de relatórios e análise da pesquisa científica. Grande parte dos documentos eletrônicos produzidos nesse período eram os índices dos documentos arquivísticos que foram impressos e que estavam acondicionados em outros sistemas de arquivamento. Para alguns arquivistas visionários, esses grandes computadores já eram vistos como possibilidade para automação de arquivos e para criação de sistemas de gerenciamento de documentos.

A segunda fase abrangeu o início dos anos de 1980. Iniciou-se com o aparecimento dos PC's (Personal computers) produzidos pela IBM. Esses PC's tiveram grande importância para a criação, gestão e controle de documentos eletrônicos, pois, ao contrário dos mainframes, esses computadores podiam ser utilizados descentralizadamente e seus utilizadores podiam decidir quando e como utilizar os dados neles processados. Além disso, o seu tamanho possibilitou que um número maior tivesse acesso ao seu uso e algumas pequenas empresas e instituições passaram a utilizá-lo. Logo depois que os PC's tornaram-se disponíveis, os arquivistas começaram a expressar o interesse sobre a rápida proliferação dos textos e arquivos de dados; sobre a dificuldade de inventariar esses documentos e de avaliação e preservação destes arquivos descentralizados.

A terceira fase caracterizou-se pela integração das telecomunicações com as grandes redes de trabalho informatizadas. A integração da computação e das telecomunicações em grandes “networks” tem implicações importantes para as maneiras como os registros são criados. O trabalho em rede suporta facilmente a transferência de mensagens, documentos e software para qualquer pessoa que estiver conectado a ela. Este avanço permitiu que fosse possível processar e comunicar toda a informação necessária e conduzir atividades de negócio em organizações modernas. Com o crescimento do trabalho em rede e do desenvolvimento de transações para a redução de papéis, os arquivistas tornaram-se cada vez mais interessados na preservação em longo prazo de registros eletrônicos.

Para o ICA (1997), especificamente para o “Guide for managing electronic records from an archival perspective”, o documento eletrônico é entendido como “a record that is suitable for manipulation, transmission or processing by a digital computer15” (p. 23) e as seguintes características o diferenciam dos documentos tradicionais16:

1.O conteúdo de um documento eletrônico é gravado em uma mídia (em um dispositivo magnético ou ótico) que não possa diretamente ser acessado por um ser humano, e é representado pelos símbolos (dígitos binários) que devem ser decodificados;

2.O conteúdo de um documento eletrônico tem que ser separado do dispositivo original e ser transferido a outros tipos diferentes de dispositivos sempre que for armazenado, recuperado ou quando exigido pela obsolescência tecnológica;

3.A estrutura física de um documento eletrônico não é aparente, mas dependente de um sistema de computador (hardware e software) e do espaço disponível num dispositivo de armazenamento;

4.Documentos eletrônicos são extremamente dependentes dos metadados que descrevem como a informação foi gerada e gravada;

5.Um documento eletrônico não pode ser identificado como uma entidade física, mas constitui uma entidade lógica que seja o resultado de e que forneça a evidência de uma atividade ou de uma transação;

6.A preservação de documentos eletrônicos compreende o melhor acondicionamento possível das mídias, mas, independente disso, a informação eletrônica ficará inacessível num curto período de tempo (aproximadamente 30 anos, segundo o ICA, 1997, p. 25). Sendo assim, documentos eletrônicos devem migrar, de tempos em tempos, para uma nova plataforma tecnológica.

Bearman (1993, p. 19) acrescenta:

The novelty of electronic documentary forms means that we cannot make assumptions – common in our dealings with paper records, whose forms we understand – about the relationship between form and content, between form and how the record-keeping – system functioned, or between forms and the process that created them, just as other periods of radical change in documentary forms and methods of business communication have disrupted the relationship between the expression of structure in documents and their interpretation by recipients17.

2.4.1 O princípio de proveniência e o documento produzido em meio eletrônico

A questão fundamental do documento eletrônico é garantir que o princípio de proveniência seja aplicado. Como já exposto anteriormente, Dollar (1994) afirma ser impossível, nos métodos arquivísticos tradicionais, determinar a proveniência dos documentos produzidos eletronicamente. Bearman (1992) também acredita que o problema fundamental na gestão de documentos eletrônicos é identificar sua proveniência. O autor afirma que é impossível visualizar documentos eletrônicos, a não ser com a utilização de software, mas acredita que a proveniência dos mesmos pode...

…be explicitly recorded as data within the record by the record creator or system; implicitly recorded as data within the record by the record creator o system; implicit in the system design and revealed by analysis or by documentation which reveals the structural relations between data instance; or discovered by links to the originating activity, which is represented by the source of the records, or more exactly by knowledge of the transaction communication path. Each of these three loci of functional provenance information (data content, data structure, and data context) provides documentation of what I have elsewhere called ‘evidential historicity’ and can be contributed either by individual employees, the bureaucratic system, or the underlying technology (BEARMAN, 1992, p.173)18.

Para Bearman, se há a garantia de que os documentos eletrônicos arquivísticos são os originais, que as classificações foram atribuídas aos originais no momento de sua concepção e se a mesma refletir a proveniência funcional e estrutural do documento, o princípio de proveniência poderá ser aplicado a esses documentos considerados não tradicionais. A proveniência, no entanto, será disposta dentro do sistema eletrônico em que esses documentos foram criados, armazenados, preservados e acessados pela organização. No caso de organizações complexas, que funcionam geralmente com unidades descentralizadas, os sistemas eletrônicos podem funcionar com uma estrutura compartilhada de classificação, sendo a mesma controlada compartilhadamente durante sua vida ativa.

2.4.2 O ciclo vital dos documentos eletrônicos

O ciclo de vida dos documentos eletrônicos compreende três estágios. O primeiro deles é o de “concepção”, em que os sistemas de gerenciamento são projetados, desenvolvidos e executados, respeitando as exigências informacionais, documentais e das atividades e funções desempenhadas pela instituição. Inclui a seleção, aquisição, instalação e avaliação de tecnologia apropriada. Os requisitos funcionais para a gerência de documentos eletrônicos devem ser listados no projeto de implantação e na configuração de um sistema eletrônico de gerenciamento, a fim de assegurar que o contexto e a estrutura dos documentos criados ou retidos forneçam evidência das atividades do criador. Se os documentos eletrônicos forem identificados e preservados de acordo com esses requisitos iniciais desse primeiro estágio, as configurações do sistema de gerenciamento não sofrerão mudanças ao longo de sua utilização.

O segundo estágio é denominado de “criação” e compreende a captura e descrição dos documentos eletrônicos de arquivo nos sistemas de gerenciamento. Um sistema pode ser projetado a fim de garantir os requisitos que mantenha os documentos eletrônicos acessíveis. Entretanto, se os documentos não forem consistentemente capturados, ou seja, identificados, classificados e descritos no sistema, o projeto será de nenhum valor. O acesso a esses documentos será garantido especialmente com a determinação de metadados que abarquem elementos que permitam a sua localização, gerenciamento, compreensão e preservação.

O terceiro e último estágio é o de “manutenção”, ou seja, preservação do documento eletrônico para que este sirva, não somente à tomada de decisão e às demais necessidades de seu criador, mas para satisfazer outras finalidades legais, culturais e de pesquisa (ICA,1997). O ICA (1997) aconselha que os arquivistas devam assegurar-se de que as instituições produtoras de documentos criem e retenham documentos autênticos, fidedignos e que eles sejam preservados; administrem a avaliação e controlem intelectualmente os documentos eletrônicos; e que articulem a preservação para o alcance dos requisitos que assegurem que os documentos eletrônicos permaneçam disponíveis, acessíveis e compreensíveis.

2.4.3 A gestão de documentos arquivísticos eletrônicos

Como já observado anteriormente, o desafio da arquivologia é garantir que os documentos carreguem consigo as características que os definem como documentos de arquivo, estejam eles no ambiente tradicional ou eletrônico. A gestão de documentos arquivísticos eletrônicos cuidará para que nas fases de produção, utilização e destinação essas características sejam mantidas.

Dessa maneira, na fase de produção de documentos eletrônicos, a preocupação estará focada em garantir a organicidade, a autenticidade, a naturalidade e, sobremaneira, a unicidade, ou seja, o controle da produção dos documentos oriundos nesse contexto eletrônico. Sendo assim, haverá um cuidado especial para controlar o número de versões de um mesmo documento, devido principalmente à facilidade de se realizar cópias eletrônica de um mesmo item. Na fase de utilização, em que as iniciativas estão voltadas para o trâmite da documentação, técnicas serão implementadas para controlar o fluxo desse documento eletrônico. Surgem os fluxos de trabalhos, denominados workflow, em que o documento arquivístico passa a circular entre os participantes do fluxo que realizam com ele ações.

Outra atividade importante será a de protocolo, que se denomina como um “conjunto de operações visando o (sic) controle dos documentos que ainda tramitam no órgão de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação” (LINDOLFO et al., 1995, p. 16). Muito próximo do conceito de workflow situa- se o de protocolo. A diferença crucial está em que, enquanto o primeiro dedica-se ao trâmite de produção do documento, ou seja, o documento ainda é estudado e pode ser modificado pelos membros da instituição; nas atividades de protocolo cuida-se do trâmite da utilização do documento arquivístico, ou seja, do seu acesso.

Observa-se, portanto, que nessa fase os documentos arquivísticos eletrônicos são utilizados, mas, de qualquer maneira, ainda sofrem modificações. As características de acessibilidade, integridade e originalidade são essenciais nesse período.

Na fase de destinação, em que a padronização dos prazos de guarda de documentos bem como a definição daqueles que serão eliminados são as atividades mais importantes; o trabalho com documentos arquivísticos eletrônicos será ainda mais complexo. Primeiramente por garantir não só a temporalidade do documento, mas também de seu suporte. Preocupações com a obsolescência tecnológica em longo prazo e degradação de suportes (de hardware, de software e de formatos) são de grande relevância nesse período. No contexto eletrônico, realiza-se o processo de reavaliação, em que os documentos arquivísticos eletrônicos serão avaliados novamente (apesar de já terem sido avaliados através da tabela de temporalidade) a fim de se decidir se serão mantidos no sistema eletrônico de gerenciamento de documentos arquivísticos por mais um período, se serão transferidos para outros sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos arquivísticos permanentes ou para outras mídias, visando ao armazenamento, ou se serão eliminados. A autenticidade, a fidedignidade, a inteligibilidade e a acessibilidade são as características essenciais a serem preservadas nessa fase.

Ao longo de seu desenvolvimento, a arquivologia colocou em prática suas teorias. Os métodos da disciplina encarregaram-se de manter o princípio de proveniência, resguardando, inclusive, o acesso e a preservação dos documentos arquivísticos. A abordagem do ciclo vital dos documentos encarregou-se de diferenciar em cada uma das fases do ciclo de existência do documento as práticas exercidas pelos produtores e especialistas que com eles lidam. O documento produzido em meio eletrônico põe em confronto essa realidade tradicional com as novas possibilidades da tecnologia. O capítulo que se segue abordará essas questões inerentes ao exercício da arquivologia.

_____________________________

 3 “O Tempo da arquivística: um estudo de seus espaços de racionalidade histórica” (tradução nossa).

4 Augustín Vivas Moreno cita, ao realizar as diversas periodizações encontradas na literatura, as referências: CASANOVA, E. Archiistica. Siena: Lazzeri, 1928 / BRENNEKE, A. Archivistica. Contributo alla teoria ed alla storia archivistica europea. Milán, 1968 / BAUTIER, R. H. Les archives. In: L ‘HITOIRE et ses méthodes. Paris: Gallimard, 1961, v. 11, p. 1120-1166 / SANDRI, L. La storia degli archivi. Archivum, 1968, v. 18, p. 102 / LODOLINI, E. Lineamenti di storia dell’archivística italiana. Dalle origini alla met ística í à del secolo XX. Roma: La Nuova Italia Scientifi ca, 1991 / CRUZ MUNDET, J.R. Evolución histórica de la Archivística. Bilduma. 1993 / MENDO CARMONA, C. El largo camino de la Archivística: de práctica a ciencia. SIGNO. Revista de Historia de la Cultura Escrita, n 2, 1995, p. 113-132 / TALLAFIGO, M. Archivística y archivos: soportes, edifi cios ística í y organización. Carmona (Sevilla): SeC ediciones, 1995 / SILVA, A. M. da et al. Arquivística: teoria e prática de uma ciência da informação. Porto, Afrontamento, 1999. p. 45-58.

5 Observou-se uma falta de rigor na literatura com as traduções dos termos “archives”, “documents” e “records”. Como esse tema não é escopo do presente trabalho, optou-se por adotar os significados dos termos de acordo com as traduções brasileiras das referências utilizadas.

6 “Um documento é aquele que foi concebido ou usado no curso de uma transação administrativa ou executiva (pública ou privada) de que são partes constituintes e, subseqüentemente preservados sob a custódia de seus produtores responsáveis e/ou por seus sucessores legítimos para sua própria informação” (tradução nossa).

7 “(...) todo e qualquer manuscrito (independente de seu suporte), todo texto produzido por máquinas de escrever e todo texto reproduzido mecanicamente por meio de tipo, blocos de tipos e placas ou blocos gravados, somando-se a estas todas as outras evidências materiais (independente de estas incluírem ou não sinais alfabéticos ou numéricos) que fazem parte de ou estão anexadas a (ou que se pode razoavelmente presumir terem feito parte de ou terem sido anexadas a) documentos específicos assim definidos” (tradução nossa).

8 “Toda informação que estiver gravada de forma tal que somente um computador possa processar e que satisfaça à definição de um registro” (tradução nossa).

9 FONSECA, M. O. Informação, arquivos e instituição arquivística. Arquivo & Administração. Rio de Janeiro, v. 1, n. 1, p. 33-44, 1998.

10 DUCHEIN, M. Le respect des fonds em archivistique: principes et problèmes pratiques. Gazetee des Archives, n. 97, p. 71-96.

11 A França, por exemplo, subdivide ainda a fase intermediária em três subfases, caracterizadas sobretudo pela freqüência de uso dos documentos nesse período (COUTURE & ROUSSEAU, 1998, p. 113).

12 Sistema Nacional de Arquivos -SINAR, foi criado para estimular a adoção de políticas que assegurassem a preservação do patrimônio documental brasileiro. A implementação do Sistema foi bastante prejudicada uma vez que a sua área de abrangência ficou restrita aos arquivos intermediários e permanentes, tendo em vista os limites impostos na criação, pelo Governo Federal, em 1975, do Sistema de Serviços Gerais - SISG, ao qual se vinculariam os arquivos correntes da Administração Pública Federal.

13 Este termo será discutido mais adiante.

14 Conselho Internacional de Arquivos.

15“Guia para gerenciar registros eletrônicos a partir de uma perspectiva arquivística”, o documento eletrônico é entendido como “um registro apropriado à manipulação, à transmissão ou ao processamento por um computador digital” (tradução nossa).

16 O conceito de documento eletrônico já foi discutido de maneira mais detalhada no tópico 1.2 desse capítulo.

17 “A inovação das formas documentais eletrônicas significa que nada podemos pressupor – o que é comum em nossas transações com registros de papel, cujas formas compreendemos – acerca da relação entre a forma e o conteúdo, entre a forma e o modo como o sistema de registros funcionava ou entre as formas e o processo que as criou, assim como outros períodos de mudança radical quanto as formas documentais e métodos de comunicação de negócio afetaram e desarranjaram a relação entre a expressão da estrutura nos documentos e a sua interpretação pelos receptores” (tradução nossa).

18 “…ser explicitamente gravado como dado internamente ao registro, pelo criador do registro ou pelo sistema de registro; implicitamente gravado como dado internamente ao registro, pelo criador do registro ou pelo sistema de registro; implícito no projeto do sistema e revelado pela análise ou por documentação que revele as relações estruturais entre as instâncias de dados; ou descoberto pelas ligações com a atividade originária, a qual é representada pela fonte dos registros ou, mais exatamente, pelo conhecimento do trajeto de comunicação da transação. Cada um desses três loci de informação funcional de proveniência (conteúdo de dados, estrutura de dados e contexto de dados) fornece a documentação do que eu alhures chamei de ‘historicidade evidencial’ e pode ser fornecido tanto por empregados individuais quanto pelo sistema burocrático ou pela tecnologia subjacente” (tradução nossa).

CAP. 1
 SUMÁRIO 
ESTRUTURA FACETADA
MAPA CONCEITUAL
 CAP. 3